Monday, January 18, 2010

CONTROLLING (PENGAWASAN/PENGENDALIAN)

Pengertian Pengawasan

Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :
1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.

Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.
2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.

Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.

Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.

2. Pengawasan tidak langsung secara lisan
Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.

3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.

Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :

Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.

Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.

Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.

Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.

3 comments: